Glosario esencial de Facturación Electrónica (CFDI)
¿Qué es una factura electrónica (CFDI)?
Es la factura oficial reconocida por el SAT. Sustituye a la factura en papel y sirve para comprobar compras, ventas, pagos y gastos.
Toda factura electrónica debe estar autorizada por el SAT para ser válida.
🏷️ ¿Qué significa “timbrar” una factura?
Timbrar es el proceso mediante el cual el SAT revisa y aprueba una factura.
Cuando una factura está timbrada:
- Ya fue validada
- Es legal
- Puede usarse para deducciones o comprobación
Una factura sin timbre no es válida, aunque exista el archivo o el PDF.
🔖 Timbre Fiscal Digital
Confirmación oficial del SAT de que la factura fue aceptada. Funciona como un sello de aprobación y se agrega automáticamente al CFDI.
Si tu factura tiene timbre, está correctamente emitida.
🆔 UUID (Folio fiscal)
Número único e irrepetible de la factura. Sirve para:
- Identificarla
- Consultar su estatus
- Cancelarla si es necesario
Es el folio oficial ante el SAT.
🏭 Emisor
Quien emite la factura:
- Empresa
- Negocio
- Persona física
🧑💼 Receptor
Quien recibe la factura, normalmente el cliente. Puede usarla para:
- Comprobar gastos
- Deducir impuestos (cuando aplica)
🧾 RFC
Registro fiscal de una persona o empresa ante el SAT.
Todas las facturas deben incluir el RFC del emisor y del receptor.
Sin RFC correcto, la factura no es válida.
🏦 Régimen fiscal
Indica cómo tributa una persona o empresa ante el SAT. Define el tipo de ingresos y la forma de pago de impuestos.
Es un dato obligatorio en la factura.
📍 Lugar de expedición
Código postal desde donde se emite la factura.
No es la dirección completa, solo el CP.
💳 Forma de pago
Indica cómo se pagó:
- Efectivo
- Transferencia
- Tarjeta
Debe reflejar la forma real del pago.
⏱️ Método de pago
Indica cuándo se paga:
- En una sola exhibición
- En parcialidades o de forma diferida
Es clave para efectos fiscales.
🧮 Subtotal
Importe antes de impuestos.
Costo de productos o servicios sin IVA.
💰 Impuestos
Cargos adicionales como:
- IVA
- Retenciones (cuando aplican)
Se calculan automáticamente según la operación.
➕ IVA (traslado)
Impuesto que se cobra al cliente y se entera al SAT.
El más común es el 16 %.
➖ Retenciones
Impuestos que se descuentan del pago y el emisor los paga al SAT.
No aplican en todos los casos.
📦 Concepto
Cada producto o servicio incluido en la factura.
Una factura puede tener uno o varios conceptos.
❌ Cancelación de factura
Proceso para anular una factura ante el SAT.
No basta con borrar el archivo; la cancelación debe registrarse oficialmente.
En algunos casos, el cliente debe aceptar la cancelación.
🔁 Folio sustituto
UUID de la nueva factura que reemplaza a una cancelada por error.
📄 XML
Archivo oficial y fiscalmente válido del CFDI.
Siempre consérvalo.
Representación visual de la factura. Sirve para revisión y envío,
pero no sustituye al XML.
🧑💻 Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)
Empresa autorizada por el SAT para validar y timbrar facturas electrónicas.
🛑 Listas negras
Listados del SAT con RFC que presentan problemas fiscales.
Facturar con ellos implica riesgos.
🔍 Estatus de la factura
Indica si una factura está:
- Vigente
- Cancelada
- En proceso
- No encontrada
Sirve para confirmar su validez.
🔐 Sello digital
Firma electrónica que garantiza que la factura:
- No fue alterada
- Es auténtica
- Pertenece al emisor
🗂️ Complementos
Información adicional requerida en ciertos casos, como:
- Pagos
- Carta Porte
- Comercio exterior
No todas las facturas llevan complemento.
🧾 Factura global
Factura que resume varias ventas de un periodo (por ejemplo, ventas del día).
Común en ventas al público en general.
👥 Público en general
Ventas sin datos del cliente. Se emite factura global, no individual.
🧑💼 Uso del CFDI
Indica para qué usará el cliente la factura, por ejemplo:
- Gastos en general
- Adquisición de mercancías
- Honorarios médicos
Elegir el uso correcto facilita la deducción.
🏷️ Clave de producto o servicio
Código del SAT que clasifica fiscalmente lo vendido.
No describe el producto; solo lo identifica.
📐 Clave de unidad
Código del SAT que indica la unidad de medida:
- Piezas
- Servicios
- Horas
- Kilogramos
🧮 Valor unitario
Precio de una unidad antes de impuestos.
🧾 Importe
Resultado de cantidad × precio.
No incluye impuestos.
💸 Descuento
Rebaja aplicada al precio.
Debe reflejarse claramente si se otorgó.
📊 Total
Monto final con impuestos incluidos.
Es lo que realmente se paga.
🕒 Fecha de emisión
Fecha y hora de generación del CFDI.
Debe ser correcta para evitar contingencias fiscales.
🔄 CFDI relacionado
Se usa cuando una factura se vincula con otra:
- Notas de crédito
- Sustituciones
- Cancelaciones
➖ Nota de crédito
Factura que resta importe a una anterior.
Usada para devoluciones o ajustes.
➕ Nota de cargo
Factura que incrementa el monto de una operación previa.
Uso menos frecuente.
🧾 Complemento de pagos
Se utiliza cuando la factura no se paga de inmediato.
Registra pagos parciales o posteriores.
🧾 Pago en parcialidades
Pago dividido en varios abonos.
Cada uno se registra con complemento de pagos.
🏷️ Factura vigente
Factura activa y válida ante el SAT.
Puede usarse para deducciones.
❌ Factura cancelada
Factura sin validez fiscal.
No sirve para comprobaciones ni deducciones.
⏳ Cancelación en proceso
La cancelación fue solicitada, pero aún no se confirma.
📉 Rechazo de cancelación
El SAT o el cliente no aceptan la cancelación.
🧑💻 Portal de facturación
Plataforma en línea para emitir, consultar y descargar facturas.
🔐 Usuario y contraseña
Credenciales para acceder al sistema de facturación.
📂 Historial de facturas
Registro de todas las facturas emitidas o recibidas.
🗃️ Resguardo de facturas
Práctica de guardar y respaldar XML y PDF para cumplimiento fiscal.
🧾 Representación impresa
Otra forma de llamar al PDF.
No tiene validez fiscal por sí sola.
🧑⚖️ Obligación fiscal
Responsabilidades ante el SAT, como:
- Emitir facturas correctamente
- Pagar impuestos
🔄 Reexpedición de factura
Emisión de una nueva factura tras cancelar la anterior por error.
🧠 Validación de factura
Proceso para confirmar que la factura:
- Existe
- Es válida
- No está cancelada
🏦 SAT
Servicio de Administración Tributaria, autoridad fiscal en México.
Regula y supervisa la facturación electrónica.